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Innowise Group è un'azienda internazionale di sviluppo di software a ciclo completo, fondata nel 2007. fondata nel 2007. Siamo un team di oltre 1400 professionisti IT che sviluppano software per altri professionisti in tutto il mondo.
Chi siamo
Innowise Group è un'azienda internazionale di sviluppo di software a ciclo completo, fondata nel 2007. fondata nel 2007. Siamo un team di oltre 1400 professionisti IT che sviluppano software per altri professionisti in tutto il mondo.

Sistema HRM - aziendale applicazione web

Abbiamo costruito un ecosistema HRM interno che ottimizza i processi HR come il monitoraggio del personale, i benefit, il reclutamento, l'onboarding, l'apprendimento e lo sviluppo e altro ancora.

Cliente

Industria
Tecnologia dell'informazione
Regione
UE
Cliente da
2007

Innowise Group è un'azienda globale di sviluppo software personalizzato full-service che fornisce idee digitali intelligenti ai clienti di tutto il mondo. Negli ultimi 15 anni, l'azienda ha realizzato circa 600 progetti in diversi settori e ha conquistato la fiducia di decine di clienti. Entro il 2022, Innowise Group è cresciuta fino a contare oltre 1.000 professionisti IT di alto livello, diversi centri di sviluppo e uffici di rappresentanza in Europa e Nord America.

Sfida

Il personale delle risorse umane è responsabile di una moltitudine di compiti piccoli ma di grande impatto. Un ritardo in questi compiti ostacola il flusso operativo dell'organizzazione. La nostra azienda stava crescendo rapidamente, ma l'unica preoccupazione era la gestione del personale. Il reparto Risorse Umane aveva bisogno di una soluzione automatizzata per alleggerire il peso della gestione delle attività amministrative di routine, come le presenze, le ferie e le assenze per malattia.

Ci siamo resi conto che sarebbe stato fantastico se tutte le informazioni fossero state archiviate centralmente nel sistema, ma sarebbe stato ancora più potente se tutte queste informazioni potessero essere aggiornate in modo rapido e semplice.

Il nostro obiettivo era quello di creare una soluzione web di tipo "admin first" con un database flessibile che permettesse una gestione delle risorse umane semplice e affidabile:

  • memorizzare e aggiornare tutte le informazioni sui dipendenti;
  • creare nuovi flussi di lavoro e modificare quelli attuali;
  • gestire gli utenti;
  • integrarsi perfettamente con altri sistemi.

Dovevamo sviluppare una soluzione software web HR modulare con un modulo di controllo degli utenti e degli accessi, un modulo di controllo dei processi e un modulo di gestione dei dati che fossero resistenti e adattabili a qualsiasi cambiamento esterno e interno. Un'altra sfida era quella di integrare cruscotti informativi con analisi, dove gli utenti potessero monitorare i parametri operativi.

Eravamo obbligati a creare un sistema non fisso ma flessibile, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità senza grossi ritocchi (feedback sull'attività professionale del dipendente, assegnazione di chiamate one-to-one, commenti sul periodo di prova, ecc.

Ci siamo concentrati sulla centralizzazione dei dati all'interno di un unico sistema, integrando e modificando i processi aziendali esistenti, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo i costi operativi aziendali.

Soluzione

Abbiamo sviluppato un sistema modulare basato sul web che archivia le informazioni sui dipendenti e sulla struttura aziendale in un unico luogo.

Inoltre, la web app consente di creare qualsiasi processo aziendale per elaborare un percorso di sviluppo personale, richiedere o approvare ferie, documentare un periodo di prova, estendere il contratto, ecc.

Pagina dei dipendenti

Mancava una base centralizzata per i dipendenti con tutte le informazioni necessarie. Ad esempio, un piano di sviluppo personale deve essere approvato da quattro persone autorizzate che devono presentare commenti per iscritto o per posta. Poiché tutte le informazioni relative erano decentralizzate, era difficile capire perché fosse stata presa una decisione del genere.

Il sistema HRM che abbiamo sviluppato consente di archiviare tutti i processi in un unico sistema. Permette di assegnare qualsiasi compito alla persona responsabile del processo decisionale e di lasciare commenti sulla decisione. Inoltre, il sistema consente di filtrare i dati in base ai dipendenti, di salvare i risultati dei filtri in fogli di calcolo e di generare report analitici e statistici.

Abbiamo implementato questa funzionalità attraverso la scheda Profilo del dipendente con le seguenti sezioni:

  • Informazioni con le informazioni generali del dipendente, le unità organizzative, un responsabile di linea, ecc.
  • Possibilità di aggiungere hard, domain e soft skills ai campi corrispondenti, come le valutazioni linguistiche e le date degli esami.
  • Piano di sviluppo per visualizzare i progressi del dipendente.
  • One-to-one per programmare le chiamate con i responsabili delle risorse umane e i manager di linea e raccogliere il loro feedback.
  • Link utili con la possibilità di aggiungere i link a qualsiasi documento che possa essere utile per ogni particolare dipendente.

Struttura aziendale

L'archiviazione decentralizzata delle informazioni rendeva quasi impossibile ottenere immediatamente i dati necessari. Di conseguenza, per i responsabili delle vendite era difficile trovare i candidati più adatti per un progetto. Inoltre, i dipendenti non erano sufficientemente informati su ciò che accadeva in azienda a causa dei frequenti cambiamenti nella struttura, nelle funzioni o nei processi aziendali. Abbiamo reso le informazioni aziendali particolarmente utili per i responsabili delle vendite con la possibilità di:

  • Accesso alla struttura organizzativa;
  • Filtrare i dipendenti per livello professionale, competenze, ecc;
  • Cercare i dipendenti utilizzando i filtri per nome, unità organizzative, posizioni, dirigenti, ecc;
  • Visualizza i profili dei colleghi.

In particolare, abbiamo implementato le seguenti funzionalità nell'applicazione HRM:

  • Scheda Struttura aziendale;
  • Struttura organizzativa in due forme di rappresentazione (albero/elenco);
  • Elenco di tutti i dipendenti con possibilità di filtraggio (titolo di lavoro, livello professionale, livello manageriale, reparto, ecc;)
  • Ricerca e visualizzazione dei profili dei dipendenti con informazioni generali.

Processi

I diversi Paesi hanno processi aziendali specifici: gestione delle ferie, delle prove, dei piani di calendario, dei modelli contrattuali, ecc. Più uffici abbiamo in altri Paesi, più queste peculiarità devono essere considerate e riflesse dal sistema.

Abbiamo lanciato un meccanismo flessibile per la localizzazione dei processi aziendali in diversi Paesi. La soluzione software HRM che abbiamo sviluppato ha una struttura modulare che consente di creare qualsiasi processo richiesto all'interno del sistema senza modifiche al sistema stesso.

Di conseguenza, la soluzione web è stata arricchita con le seguenti caratteristiche:

  • La scheda Processi consente di creare bozze di processi e di gestire facilmente i processi esistenti;
  • Notifica automatica a tutti i dipendenti delle modifiche al processo quando la versione finale è pronta e pubblicata;
  • Il sistema supporta diverse lingue.

Tempo libero

A seconda della sede dell'ufficio, esistono norme legali specifiche o processi di fruizione delle ferie, termini del periodo di prova, numero di giorni di ferie, ecc. Oltre a consentire ai dipendenti di richiedere le ferie, i manager, da parte loro, possono approvarle in questo sistema. In passato, quando i dipendenti si sono trasferiti, non erano a conoscenza delle procedure e delle leggi locali, oltre che di altre peculiarità che hanno causato ulteriori problemi.

Come parte della funzionalità del sistema, abbiamo abilitato l'invio di richieste di giorni di malattia, oltre a visualizzare il saldo attuale delle ferie, i prossimi giorni di ferie e uno storico generale di tutte le richieste.

Il nostro team ha aggiunto la scheda Ferie con le seguenti sezioni:

  • Il mio bilancio con i giorni di riposo attuali, futuri e passati;
  • Le mie richieste con le informazioni sul tipo di permesso, la data, il periodo, la quantità e lo stato;
  • Richieste di subordinati con il nome dei subordinati e il loro tipo di ferie, la data, il periodo, la quantità e lo stato;
  • Caricamento dei dati nei programmi di contabilità.
HRM 9

System settings

It was important for a future solution to display high flexibility in its settings due to frequent changes in the company structure, employee functions, or business processes. We realized that it would be great if all the information was centrally stored in the system, but it would be even more powerful if all this information could be quickly and easily updated.

We have implemented the bulk change option and smart filtering in the company structure section. This enables a one-click move of some employees to the new location or department if they relocate. Smart filtering refers to the multi-selecting of various parameters to get the relevant information in a couple of clicks.

We have implemented the System Settings tab with the following sections:

  • Company structure with the opportunity to filter the information on unit, division, department, team, group, etc.;
  • Bulk change for applying changes in organizational structure at once;
  • The ability to change the structure simply via UI.
HRM 15

Integration with a corporate mobile application

There are many ways users work: on desktop computers, on mobile devices (due to frequent business travel), or a combination of both. We made it a priority to make corporate information as accessible as possible so we could work efficiently on the go.

We have enabled the system integration with a corporate mobile application that duplicates part of the functionality of the main HRM system.

The solution is then implemented in the application as follows:

  • Integration with a corporate mobile employee HR app;
  • Time off processing;
  • The option to view company structure;
  • The option to view employee profiles.

Tecnologie e strumenti

Back-end
Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler
Front-end
React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (for compatibility with React-Admin), React-i18next, Axios
Databases
MongoDB, PostgreSQL
Piattaforma
Web
Integrazione perfetta
Pipeline Bitbucket, Helm
Gestione della configurazione
K8S configmaps
Containerization and container management
AWS EKS
Monitoraggio del server
 
Prometeo, Grafana
Gestione del registro eventi
 
ELK

Processo

After defining the application’s functionality and addressing the issues within the development process, we came up with the following:

  • creating the design of the application and its architecture;
  • implementing the ideas on the application’s functionality;
  • mantenere l'applicazione dopo il rilascio.
Scoperta
At first, our team analyzed employees’ pain points and figured out the best possible technological solutions. We designed the basic architecture of the employee HR app and created mock-ups to calculate the development cost. To get a more exact estimation, we created a detailed plan for the development of each module.
Scelta della tecnologia
It is important to choose technologies that facilitate rapid development and deployment of applications, as well as ensure easy maintenance and refinement. In this case, cross-platform development is necessary. It is also essential to enable integration with third-party systems, such as Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, etc.
Sicurezza
    We have enabled IP device location monitoring when the application is in use (anti-fraud) and sending the related notifications to the user by email. There is a limit to how many devices can use the app at a given time. Google's two-factor authentication function is also included so that only company employees can be logged into the system.

    Also, we have enabled the request with full confirmation for personal/contact data (by phone, Telegram, WhatsApp) to prevent personal employee data leakage. The contact data export is not allowed. All those measures provide complete application security.
Sviluppo MVP
We delivered module by module using an iterative and incremental approach, discussed tasks at Slack, and tracked tasks in Jira. Unit and manual tests were conducted at the end of every development phase to detect and fix even the tiniest bugs.
Maintenance & enhancement
After introducing the MVP, we put it into operation to conduct employee testing. After a few weeks of using this system, our staff gathered feedback. Based on this, we fixed all the problems and then fully implemented the system. As a result, our employees now have a cross-platform application to streamline all workflows. We are constantly improving our app and adding new features and improving processes.

Squadra

1
Responsabile di progetto
1
Analista aziendale
1
Designer UI/UX
4
Sviluppatori back-end
3
Sviluppatori Front-End
2
Ingegneri QA
1
DevOps Specialist
team-innowise

Risultati

HRM is a centralized database, a source of unified information for all other departments (Financial, Sales, HR, etc.).

We managed to deliver one of the best HR software solutions in the market with a rich set of options including the integration and fast scaling of functionality; as well as personalized features and access based on user roles.

Even though the number of system users is growing, and many processes keep changing, its performance and security remain unaffected.

It has already improved workflows and reduced corporate operating costs for the international company with more than 1,000 employees and offices scattered across the globe.

Durata del progetto
  • 6 mesi per MVP
  • Il progetto continua, in questa fase supportiamo la piattaforma e implementiamo nuove funzionalità.

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