Abbiamo costruito un ecosistema HRM interno che ottimizza i processi HR come il monitoraggio del personale, i benefit, il reclutamento, l'onboarding, l'apprendimento e lo sviluppo e altro ancora.
Innowise Group è un'azienda globale di sviluppo software personalizzato full-service che fornisce idee digitali intelligenti ai clienti di tutto il mondo. Negli ultimi 15 anni, l'azienda ha realizzato circa 600 progetti in diversi settori e ha conquistato la fiducia di decine di clienti. Entro il 2022, Innowise Group è cresciuta fino a contare oltre 1.000 professionisti IT di alto livello, diversi centri di sviluppo e uffici di rappresentanza in Europa e Nord America.
Il personale delle risorse umane è responsabile di una moltitudine di compiti piccoli ma di grande impatto. Un ritardo in questi compiti ostacola il flusso operativo dell'organizzazione. La nostra azienda stava crescendo rapidamente, ma l'unica preoccupazione era la gestione del personale. Il reparto Risorse Umane aveva bisogno di una soluzione automatizzata per alleggerire il peso della gestione delle attività amministrative di routine, come le presenze, le ferie e le assenze per malattia.
Ci siamo resi conto che sarebbe stato fantastico se tutte le informazioni fossero state archiviate centralmente nel sistema, ma sarebbe stato ancora più potente se tutte queste informazioni potessero essere aggiornate in modo rapido e semplice.
Il nostro obiettivo era quello di creare una soluzione web di tipo "admin first" con un database flessibile che permettesse una gestione delle risorse umane semplice e affidabile:
Dovevamo sviluppare una soluzione software web HR modulare con un modulo di controllo degli utenti e degli accessi, un modulo di controllo dei processi e un modulo di gestione dei dati che fossero resistenti e adattabili a qualsiasi cambiamento esterno e interno. Un'altra sfida era quella di integrare cruscotti informativi con analisi, dove gli utenti potessero monitorare i parametri operativi.
Eravamo obbligati a creare un sistema non fisso ma flessibile, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità senza grossi ritocchi (feedback sull'attività professionale del dipendente, assegnazione di chiamate one-to-one, commenti sul periodo di prova, ecc.
Ci siamo concentrati sulla centralizzazione dei dati all'interno di un unico sistema, integrando e modificando i processi aziendali esistenti, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo i costi operativi aziendali.
Abbiamo sviluppato un sistema modulare basato sul web che archivia le informazioni sui dipendenti e sulla struttura aziendale in un unico luogo.
Inoltre, la web app consente di creare qualsiasi processo aziendale per elaborare un percorso di sviluppo personale, richiedere o approvare ferie, documentare un periodo di prova, estendere il contratto, ecc.
Pagina dei dipendenti
Mancava una base centralizzata per i dipendenti con tutte le informazioni necessarie. Ad esempio, un piano di sviluppo personale deve essere approvato da quattro persone autorizzate che devono presentare commenti per iscritto o per posta. Poiché tutte le informazioni relative erano decentralizzate, era difficile capire perché fosse stata presa una decisione del genere.
Il sistema HRM che abbiamo sviluppato consente di archiviare tutti i processi in un unico sistema. Permette di assegnare qualsiasi compito alla persona responsabile del processo decisionale e di lasciare commenti sulla decisione. Inoltre, il sistema consente di filtrare i dati in base ai dipendenti, di salvare i risultati dei filtri in fogli di calcolo e di generare report analitici e statistici.
Abbiamo implementato questa funzionalità attraverso la scheda Profilo del dipendente con le seguenti sezioni:
Struttura aziendale
L'archiviazione decentralizzata delle informazioni rendeva quasi impossibile ottenere immediatamente i dati necessari. Di conseguenza, per i responsabili delle vendite era difficile trovare i candidati più adatti per un progetto. Inoltre, i dipendenti non erano sufficientemente informati su ciò che accadeva in azienda a causa dei frequenti cambiamenti nella struttura, nelle funzioni o nei processi aziendali. Abbiamo reso le informazioni aziendali particolarmente utili per i responsabili delle vendite con la possibilità di:
In particolare, abbiamo implementato le seguenti funzionalità nell'applicazione HRM:
Processi
I diversi Paesi hanno processi aziendali specifici: gestione delle ferie, delle prove, dei piani di calendario, dei modelli contrattuali, ecc. Più uffici abbiamo in altri Paesi, più queste peculiarità devono essere considerate e riflesse dal sistema.
Abbiamo lanciato un meccanismo flessibile per la localizzazione dei processi aziendali in diversi Paesi. La soluzione software HRM che abbiamo sviluppato ha una struttura modulare che consente di creare qualsiasi processo richiesto all'interno del sistema senza modifiche al sistema stesso.
Di conseguenza, la soluzione web è stata arricchita con le seguenti caratteristiche:
Tempo libero
A seconda della sede dell'ufficio, esistono norme legali specifiche o processi di fruizione delle ferie, termini del periodo di prova, numero di giorni di ferie, ecc. Oltre a consentire ai dipendenti di richiedere le ferie, i manager, da parte loro, possono approvarle in questo sistema. In passato, quando i dipendenti si sono trasferiti, non erano a conoscenza delle procedure e delle leggi locali, oltre che di altre peculiarità che hanno causato ulteriori problemi.
Come parte della funzionalità del sistema, abbiamo abilitato l'invio di richieste di giorni di malattia, oltre a visualizzare il saldo attuale delle ferie, i prossimi giorni di ferie e uno storico generale di tutte le richieste.
Il nostro team ha aggiunto la scheda Ferie con le seguenti sezioni:
System settings
It was important for a future solution to display high flexibility in its settings due to frequent changes in the company structure, employee functions, or business processes. We realized that it would be great if all the information was centrally stored in the system, but it would be even more powerful if all this information could be quickly and easily updated.
We have implemented the bulk change option and smart filtering in the company structure section. This enables a one-click move of some employees to the new location or department if they relocate. Smart filtering refers to the multi-selecting of various parameters to get the relevant information in a couple of clicks.
We have implemented the System Settings tab with the following sections:
Integration with a corporate mobile application
There are many ways users work: on desktop computers, on mobile devices (due to frequent business travel), or a combination of both. We made it a priority to make corporate information as accessible as possible so we could work efficiently on the go.
We have enabled the system integration with a corporate mobile application that duplicates part of the functionality of the main HRM system.
The solution is then implemented in the application as follows:
After defining the application’s functionality and addressing the issues within the development process, we came up with the following:
HRM is a centralized database, a source of unified information for all other departments (Financial, Sales, HR, etc.).
We managed to deliver one of the best HR software solutions in the market with a rich set of options including the integration and fast scaling of functionality; as well as personalized features and access based on user roles.
Even though the number of system users is growing, and many processes keep changing, its performance and security remain unaffected.
It has already improved workflows and reduced corporate operating costs for the international company with more than 1,000 employees and offices scattered across the globe.
Dopo aver ricevuto ed elaborato la vostra richiesta, vi ricontatteremo a breve per illustrare le esigenze del progetto e firmare un NDA per garantire la riservatezza delle informazioni.
Dopo aver esaminato i requisiti, i nostri analisti e sviluppatori elaborano una proposta di progetto con progetto con l'ambito di lavoro, le dimensioni del team, i tempi e i costi stimati.
Organizziamo un incontro con voi per discutere l'offerta e giungere a un accordo.
Firmiamo un contratto e iniziamo a lavorare sul vostro progetto il prima possibile.
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