System für Personalverwaltung und Lohnverrechnung

Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)

Web

Eines der führenden digitalen Systeme für Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Unternehmen in Deutschland.

Der Kunde

Branche

Unternehmen

Region

Deutschland

Kunde seit

2019

Vyble ist ein Team von Gehaltsverrechnungs- und IT-Experten, die innovative Ansätze verfolgen, um die Einkommensberechnung völlig zu überdenken und das Leben von Buchhaltern und Personalverantwortlichen und letztlich allen Mitarbeitern zu vereinfachen.

Herausforderung

Der Kunde verfügt über eine funktionierende Cloud-Plattform für das Personalwesen, mit der die Gehaltsverrechnung vollständig automatisiert und digitalisiert werden kann. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz ist es zudem möglich, per Knopfdruck eine individuelle Vergütungsoptimierung durchzuführen.

Neben einer erheblichen Reduzierung manueller Tätigkeiten bringt dies sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber erhebliche Vorteile in Form von Liquidität, Kostenvorteilen und Arbeitgeberattraktivität.

Obwohl die Plattform voll funktionsfähig ist und viele Unternehmen bereits von deren Integration in ihre Geschäftsprozesse profitieren, gab es noch einige Probleme zu lösen.

Folgende plattformbezogene Herausforderungen wurden hervorgehoben:

viele Endpunkte arbeiteten zu langsam
die anfängliche Implementierung von Funktionen war unzureichend
der Testprozess musste optimiert werden
es waren keine Informationen über die Systemlast vorhanden
die Leistung war unzureichend

Lösung

Innowise hat die Plattform zur Personalverwaltung erweitert und folgende Funktionen hinzugefügt:
Führen von Personalakten der Mitarbeiter
Erfassung von Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit)
Kontrolle der Arbeitsbelastung und Planung von Schichtplänen
Berechnung von Gehältern und Leistungen (medizinische Versorgung, Sport, Mahlzeiten usw.)
Erstattung von Reisekosten
Analyse der Gesamtlohnkosten

Schichtplan

Mit dieser Funktion können die Nutzer mit wenigen Klicks Schichtpläne erstellen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter abgestimmt sind. Es ist auch möglich, Schichtvorlagen zu erstellen, die wiederverwendet werden können.

Verfügt das Unternehmen über viele Mitarbeiter, die auf verschiedene Standorte verteilt sind, bildet das System die räumliche und funktionale Struktur ab. Die Nutzer können Listen nach ihren spezifischen Bedürfnissen strukturieren.

Die HR-Plattform liefert sämtliche Mitarbeiterdaten, die vom Benutzer benötigt werden, um schnell und zuverlässig einen optimalen Schichtplan zu erstellen. Das System verhindert mögliche Konflikte oder Überschneidungen mit anderen Schichten. Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, die Informationen nach freier Arbeitszeit, Gehalt, Abteilung usw. zu filtern.

Abwesenheiten

Mit vyble® können Mitarbeiter Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit mit wenigen Klicks selbst erfassen und jederzeit digital registrieren.

Eine schraffierte Darstellung für ausstehende Genehmigungen sowie unterschiedliche Farben je nach Abwesenheitsgrund vereinfachen die Verwaltung. Um einen Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, muss der Benutzer auf den entsprechenden Eintrag im Kalender klicken. Dank implementierter Filterfunktionen lässt sich die Ansicht zudem auf das Notwendige beschränken, etwa auf Abrechnungszeitraum, Status, Abwesenheitsgrund, Abteilung oder Standort.

Zeiterfassung

Auf der vyble®-Plattform können die Mitarbeiter per App mit ihrem Smartphone oder Tablet ein- und ausstempeln. Sobald ein Mitarbeiter auf die Uhr tippt, startet, pausiert oder stoppt die Zeiterfassung online. Die Personalabteilung oder eine autorisierte Person kann die Informationen später bequem überprüfen und genehmigen. Diese Funktion optimiert die Zeiterfassung für geleistete Arbeitsstunden und Überstunden.

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Zuschläge für Sonntags-, Feiertags-, Nacht- oder Samstagsarbeit gewährt, besteht die Möglichkeit, den Prozentsatz auszuwählen, den das Unternehmen für die Zuschläge zahlt, und automatisch die entsprechenden Stunden festzulegen.

Dashboard

Neben zahlreichen KPIs und Berichten, wie z.B. den monatlichen Gesamtkosten des Arbeitgebers, bietet das Dashboard die Möglichkeit, Geburtstage und Jahrestage der Mitarbeiter abzurufen.

Anwendungen

Durch die Erweiterung des Systems um spezifische Anwendungen haben wir die Effizienz des Dienstes erhöht und die HR-Plattform innovativ ergänzt. Unter unserer Mitwirkung wurden folgende Anwendungen entwickelt:

My ProFile für den Zugriff auf Profildaten, Gehaltsabrechnungen und Dokumente der HR-Plattform;
My Expenses für die bequeme digitale Erfassung von Auslagen wie Reisekosten und Spesen von unterwegs;
My Time für die Erfassung von Arbeitszeiten per Smartphone oder Tablet und die automatische Übermittlung an die Lohnabrechnung.

Darüber hinaus hat unser Team sowohl Frontend als auch Backend entwickelt: Strukturen für neue Funktionen geschaffen, Verbindungen mit externen APIs hergestellt (z.B. Zahlungssysteme oder Formularvalidierung), die PDF-Generierung realisiert, Celery konfiguriert, Module getestet, Code und Datenbankabfragen optimiert

Technologien & Tools

Backend

Python 3.x, Django, Celery, WebSockets, Django Rest framework, Pytest

Frontend

JavaScript, TypeScript, React, Redux, HTML5, CSS3, Formik, Jupp, Material UI

Datenbanken

Redis, PostgreSQL

Application-Server

Nginx

DevOps

Docker, Docker Compose, CI/CD, Bitbucket Pipelines

Cloud

AWS (ECR, ECS, S3, RDS, CloudWatch, Lambda)

VCS

Git, Bitbucket

Prozess

Wir haben Scrum als Methode für die Softwareentwicklung gewählt, mit zweiwöchentlichen Sprints und einem Sprint-Übersicht, um die hinzugefügte Funktionalität zu demonstrieren. Wir haben Jira und Confluence verwendet und alle Meetings in Google Meets abgehalten.

Team

Full-Stack-Entwickler

Backend-Entwickler

Front-end Entwickler

QA Engineers

Business-Analysten

Ergebnisse

Innowise hat die bestehende Plattform zur Personalverwaltung um neue Funktionen erweitert, die es den Nutzern ermöglicht:

digitale Personalakten der Mitarbeiter zu führen
die Abwesenheit zu erfassen (Urlaub, Krankheit)
die Arbeitsbelastung zu überwachen und Schichtpläne zu erstellen
Gehälter und Leistungen (medizinische Versorgung, Sport, Mahlzeiten usw.) zu berechnen
Reisekosten zu erstatten
die Gesamtlohnkosten zu analysieren
mobile Apps für den Zugriff auf die Plattform-Funktionen zu nutzen usw.

Projektdauer

März 2019 - Dezember 2021

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Nach der Prüfung der Anforderungen erstellen unsere Analysten und Entwickler einen Projektvorschlag, der Arbeitsumfang, Teamgröße, Zeit- und Kostenschätzung enthält.

Wir vereinbaren einen Termin mit Ihnen, um das Angebot zu besprechen und eine Vereinbarung zu treffen.

Wir unterzeichnen einen Vertrag und beginnen umgehend mit der Arbeit an Ihrem Projekt.

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