Wie das Online-Buchungssystem für Arbeitsplätzen in Unternehmen 40% der Plätze optimiert hat

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Innowise-Group hat ein Arbeitsplatzbuchungssystem entwickelt, das es den Mitarbeitern ermöglicht, selbst zu entscheiden, wo und wann sie arbeiten möchten, und so eine ungestörte Arbeitsumgebung zu schaffen.

Kunde

Branche

Informationstechnologie

Region

Kunde seit

2007

Innowise Group ist ein globales Full-Service-Softwareentwicklungsunternehmen, das seinen Kunden weltweit innovative digitale Lösungen anbietet. In den vergangenen 16 Jahren hat das Unternehmen rund 600 Projekte in verschiedenen Branchen umgesetzt und das Vertrauen Dutzender Kunden gewonnen. Wir liefern mit Freude Entwicklung von Unternehmens-Webanwendungen und erleben die transformative Wirkung, die sie auf ganze Organisationen haben.

Bis 2023 ist Innowise Group auf über 1.500 hochkarätige IT-Experten, mehrere Entwicklungszentren und Vertretungen in Europa und Nordamerika angewachsen.

Challenge: Überwindung der Herausforderungen bei der Arbeitsplatzreservierung mit einem Online-Buchungssystem für Büroarbeitsplätze

Das Problem mit der traditionellen Arbeitsplatzumgebung ist, dass sie nicht auf die flexiblen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht. Innowise Group wächst ständig und eröffnet neue Büros auf der ganzen Welt, so dass ein wachsender Bedarf an einer Lösung bestand, die eine flexible Buchung von Arbeitsplätzen ermöglicht.

Unsere Mitarbeiter waren auf bestimmte Arbeitsplätze beschränkt und hatten nur begrenzte Möglichkeiten, bei Bedarf andere Arbeitsplätze zu finden. Dies führte oft zu Unterbrechungen und verminderter Produktivität. Außerdem war der manuelle Buchungsprozess eines Arbeitsplatzes zeitaufwändig und konnte zu Doppelbuchungen führen, was weitere Probleme verursachte.

Innowise Group wollte diese Probleme durch die Entwicklung eines Buchungssystems lösen, das es unseren Mitarbeitern ermöglicht, auf einfache Weise einen Arbeitsplatz zu finden und zu buchen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht, was zu einer ungestörten Arbeitsumgebung führt.

Bei richtiger Handhabung kann solche Alternative zu festen Sitzplätzen die folgenden Vorteile bieten:

gesteigerte Produktivität und Engagement aufgrund der perfekten Work-Life-Balance;
Die Suche nach gemeinsamen Arbeitsräumen erleichtert die Zusammenarbeit;
erhöhte Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Arbeitsunterbrechungen;
eine bessere Nutzung des Büroraums;
Optimierung der Kosten für die Büroinstandhaltung.

Daher standen wir vor der Herausforderung, ein effektives Reservierungssystem zu entwickeln, das einfach zu bedienen und schnell zu implementieren ist und den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt.

Lösung: Online-Buchungssystem für Arbeitsplätze, die den Weg zu mehr Flexibilität und höherer Produktivität ebnet

Mit unserer Erfahrung in der Entwicklung von Web-Apps für Unternehmen haben wir ein webbasiertes System für die Verwaltung von Firmenbüros, die Sitzordnung der Mitarbeiter und die Optimierung der Bürounterhaltskosten entwickelt. Mit diesem Online-Buchungssystem können unsere Mitarbeiter die Daten über die vorhandenen Plätzen einsehen und sehen, wie viele davon zur Buchung verfügbar sind. Eine breite Palette von Reservierungsmöglichkeiten kann jede Änderung im Geschäft berücksichtigen. Administratoren haben einen erweiterten Funktionsumfang: Sie können Bürotische und deren Platzierung auf dem Architekturplan hinzufügen und bearbeiten.

Eindeutige Statistiken

Die Office-Registerkarte zeigt eine Liste der Länder, in denen Innowise Group Büros hat, sowie farbige Diagramme mit Statistiken zu den Sitzplätzen und deren Status (frei, gebucht, reserviert, belegt oder entfernt), die den Mitarbeitern einen schnellen Überblick über die Büroaktivitäten geben.

Anhand dieser Daten können die Mitarbeiter feststellen, wann und wo im Büro am meisten los ist, um ihre Zeitplanung effizient zu gestalten, insbesondere wenn sie geschäftlich unterwegs sind. Die Personalabteilung kann die Metriken zur Schreibtischnutzung verwenden, um die Arbeitsplätze besser und kosteneffizienter zu verwalten.

Diese Website bietet eine intuitive Navigation und interaktive Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, detailliertere Informationen über einen bestimmten Standort zu finden, darunter eine Adresse, die Anzahl der Stockwerke, deren Belegung, und sogar die Namen der Büroleiter. Eine Suchfunktion ermöglicht es den Nutzern außerdem, ihre Kollegen schnell zu finden, was die Offline-Zusammenarbeit erheblich erleichtert.

Verbesserte Verwaltungstools

Die Enwticklung einer Hotelreservierungs-App Online-Buchungssystem bietet Administratoren eine Reihe von erweiterten Funktionen, mit denen sie die Listen der Büros anpassen können. Dazu gehören das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen neuer Sitze, das Hochladen von Architekturplänen, das Platzieren von Arbeitsplätzen und deren Zuweisung an Mitarbeiter. Darüber hinaus ermöglicht unsere Plattform die Einrichtung von Arbeitsplätzen in den neuen Büros an neuen Standorten.

Einfache Verwaltung von Arbeitsplatzbuchungsanfragen

Die Administratoren erhalten von den Nutzern Buchungsanfragen auf bestimmte Plätze, die sie entweder annehmen oder ablehnen können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es keine Probleme bei der Arbeitsplatzbuchung gibt und der Betrieb des Unternehmens reibungslos abläuft.

Integration mit Chatbot und HRM

Um sicherzustellen, dass der Status des Arbeitsplatzes immer auf dem neuesten Stand ist, haben wir einen Unternehmens-Chatbot implementiert, der den aktuellen Status der Mitarbeiter überwacht (Büro, Abwesenheit, Krankheitstag, Urlaub ohne Bezahlung, Krankenliste, Selbstisolierung).

Außerdem lässt sich unsere Web-App nahtlos mit unserem HRM-System die Suche nach zuverlässigen Informationen über die Mitarbeiter, einschließlich ihrer Abteilungen und anderer relevanter Merkmale.

Vollständig anpassbare Lösung

Wir haben eine Plattform geschaffen, die sich leicht an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen lässt. Mit unserer Expertise in Entwicklung von Apps für Unternehmen und einer starken Betonung der Anpassbarkeit ist unsere Plattform speziell darauf ausgelegt, sich an die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen aus verschiedenen Branchen wie Restaurants, Flughäfen, Kinos und anderen anzupassen. Die Plattform ist benutzerfreundlich und ermöglicht es Unternehmen, ihren Arbeitsbereich einfach und effizient zu verwalten, während sie gleichzeitig alle Funktionen bietet, die sie zur Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität benötigen. Außerdem können die Nutzer dank der Mobilfreundlichkeit der Plattform bequem von ihrem Telefon aus einen Arbeitsplatz buchen.

Daher ist das Online-Buchungssystem von Innowise Group eine ideale Lösung zur Verbesserung der Verwaltung von Reservierungen, zur Optimierung der Sitzordnung und zur Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz.

Technologien

Frontend

React, TypeScript, RxJS, InversifyJS, React-Flow-Renderer, Socket.io

Backend

Python, Django, Django Rest Framework, Celery, Redis, Django-Kanäle (Websockets), S3

Frameworks

Django, Django Rest, React

Datenbanken

PostgreSQL

Kontinuierliche Bereitstellung

Bitbucket-Pipelines

Containerverwaltung

AWS

Andere Integrationen

Keycloack, InnowiseBot, ITS HRMS, G-suite

Prozess

Nach der Analyse aller Projektanforderungen haben wir einen Plan erstellt, welche Funktionen in Zukunft implementiert werden sollen Arbeitsplatzreservierungssoftware.

Analyse

Wir haben damit begonnen, die Haupt Hindernisse zu identifizieren, die die Schaffung einer optimalen Arbeitsumgebung behindert haben. Anschließend haben wir die grundlegende Architektur entworfen und die damit verbundenen Entwicklungskosten bestimmt. Wir haben jedem einzelnen Modul der Plattform besondere Aufmerksamkeit gewidmet und eine gründliche Untersuchung und Berücksichtigung seiner Anforderungen durchgeführt.

Wahl der Technologie

Wir haben die Technologien sorgfältig ausgewählt, um die Bereitstellung der Anwendung zu beschleunigen und gleichzeitig eine einfache Wartung und Weiterentwicklung neuer Funktionen in der Zukunft zu gewährleisten. Darüber hinaus haben wir die Integration der Lösung mit HRM und Chatbot in Betracht gezogen, wobei wir deren nahtlose Kompatibilität und Interoperabilität berücksichtigt haben.

MVP development

Wir verwendeten einen iterativen und inkrementellen Ansatz zur Entwicklung des MVP. Um höchste Qualität zu gewährleisten, führten wir umfassende Tests durch, darunter Unit-Tests und manuelle Tests am Ende jeder Entwicklungsphase, um selbst die kleinsten Fehler zu erkennen und zu beheben. Kommunikation und Aufgabendiskussionen wurden durch Slack erleichtert, während die Aufgabenverfolgung effizient mit Jira verwaltet wurde.

Wartung und Verbesserung

Nach Einführung des MVP haben wir das System gründlich getestet und aktiv Feedback von unseren Mitarbeitern gesucht. Basierend auf ihren wertvollen Rückmeldungen haben wir notwendige Anpassungen vorgenommen und die Funktionalität der Arbeitsplatzbuchungssoftware finalisiert. Als Ergebnis verfügen unsere Mitarbeiter nun über ein praktisches und effizientes Werkzeug, um den Arbeitsbereich effektiv zu nutzen.

Team

Backend-Entwickler

Frontend-Entwickler

QS-Ingenieure

Ergebnisse: Bessere Teamarbeit und 22% geringere Kosten für die Büroinstandhaltung durch das Online-Buchungssystem für die Arbeitsplätze

Heute nutzen mehr als 1500 Mitarbeiter von Innowise Group täglich das Office-Hoteling-System, das ihnen eine flexible Arbeitsumgebung und eine einfache Zusammenarbeit mit ihren Kollegen ermöglicht.

Darüber hinaus liefert das entwickelte modulare webbasierte System die notwendigen Informationen über die Nutzung des Arbeitsplatzes. Diese Daten werden dem Unternehmen helfen, seine Ressourcen in Zukunft effizienter zu nutzen. Bislang sind die Kosten des Unternehmens seit der Einführung des Systems um 22% gesunken.

Projektdauer

4 Monate für MVP
Das Projekt ist noch nicht abgeschlossen. Derzeit unterstützen wir die Plattform aktiv und arbeiten gleichzeitig an der Einführung neuer Funktionen wie der Möglichkeit, Sitzungen nicht nur tageweise, sondern auch stundenweise zu buchen.

22%

Verringerung der Kosten für die Instandhaltung der Büros

17%

Steigerung der Effizienz des Arbeitsablaufs

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