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Innowise Group ist ein internationales Unternehmen für den vollen Zyklus der Softwareentwicklung, welches 2007 gegründet wurde. Unser Team besteht aus mehr als 1400 IT-Experten, welche Software für mehrere Branchen und Domänen weltweit entwickeln.
Über uns
Innowise Group ist ein internationales Unternehmen für den vollen Zyklus der Softwareentwicklung, welches 2007 gegründet wurde. Unser Team besteht aus mehr als 1400 IT-Experten, welche Software für mehrere Branchen und Domänen weltweit entwickeln.

HRM-System — Webanwendung für das Unternehmen

Wir haben ein internes HRM-Ökosystem erstellt, das Prozesse wie Personalnachverfolgung, Sozialleistungen, Rekrutierung, Onboarding, Weiterbildung und Entwicklung optimiert.

Kunde

Branche
Informations Technologie
Region
EU
Kunde seit
2007

Innowise Group ist ein globales Unternehmen für kundenspezifische Softwareentwicklung, das weltweit intelligente digitale Ideen liefert. In den vergangenen 15 Jahren hat das Unternehmen rund 600 Projekte in verschiedenen Branchen umgesetzt und das Vertrauen vieler Kunden gewonnen. Bis 2022 ist Innowise Group auf mehrere Entwicklungszentren und Niederlassungen in Europa und Nordamerika mit über 1.000 IT-Experten angewachsen.

Herausforderung

Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind für viele kleinen, aber wichtige Aufgaben zuständig. Verzögerungen dabei können den Betriebsablauf einer Organisation behindern. Unser Unternehmen war schnell gewachsen, weshalb wir uns Sorgen um die Verwaltung und Handhabung von Personalfragen machten. Die Personalabteilung benötigte eine automatisierte Lösung, die sie bei der Verwaltung von administrativen Routineaufgaben wie Anwesenheit, Urlaub und Krankmeldungen unterstützte.

Wir erkannten, dass es vorteilhaft wäre, wenn alle Informationen in einem zentralen System gespeichert wären, aber die Lösung noch leistungsfähiger wäre, wenn sämtliche Informationen schnell und einfach aktualisiert werden könnten.

Unser Ziel war es, eine Webanwendung mit einer flexiblen Datenbank zu schaffen, die eine bequeme und zuverlässige Personalverwaltung ermöglicht:

  • Informationen über Mitarbeiter speichern und aktualisieren
  • neue Arbeitsabläufe erstellen und bestehende Arbeitsabläufe anpassen
  • Benutzer verwalten
  • nahtlose Integration mit anderen Systemen

Die Softwarelösung sollte Module für die Benutzer- und Zugangskontrolle, die Prozesskontrolle und die Datenverwaltung enthalten, die robust und anpassungsfähig für externe und interne Änderungen sind. Eine weitere Herausforderung bestand darin, informative Dashboards mit Analysen zu integrieren, in denen die Mitarbeiter Betriebsparameter verfolgen können.

Wir wollten ein flexibles System schaffen, in dem ohne größeren Aufwand neue Funktionen hinzugefügt werden können (Feedback zur beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters, Vereinbarung von Einzelgesprächen, Kommentare zur Probezeit usw.), und gleichzeitig der Verantwortliche für den Abschluss eines bestimmten Prozesses bestimmt werden kann.

Wir haben uns darauf konzentriert, die Daten in einem System zu zentralisieren, indem wir die bestehenden Geschäftsprozesse integriert und modifiziert haben, während wir die Arbeitsabläufe optimiert und die Betriebskosten des Unternehmens gesenkt haben.

Lösung

Wir haben ein modulares, webbasiertes System entwickelt, das Informationen zur Mitarbeiter- und Unternehmensstruktur an zentraler Stelle speichert.

Außerdem ermöglicht die Webanwendung die Erstellung von Geschäftsprozessen, um persönliche Entwicklungspfade zu entwerfen, Urlaub zu beantragen oder zu genehmigen, Probezeiten zu dokumentieren, Verträge zu verlängern, usw.

MITARBEITERSEITE

Es fehlte eine zentrale Mitarbeiterdatenbank mit allen erforderlichen Informationen. So musste beispielsweise ein Personalentwicklungsplan von vier befugten Personen genehmigt werden, die ihre Kommentare schriftlich oder per Post einreichten. Da alle damit verbundenen Informationen dezentralisiert waren, war es schwierig nachzuvollziehen, warum eine Entscheidung getroffen worden war.

Das HRM-System ermöglicht die Speicherung aller Prozesse an zentraler Stelle. Aufgaben können der für die Entscheidungsfindung zuständigen Person zugewiesen werden und Kommentare zu der Entscheidung hinterlassen werden. Darüber hinaus ermöglicht das System das Filtern von Daten nach Mitarbeitern, das Speichern von Filterergebnissen in Tabellenkalkulationen und das Erstellen von Analyse- und Statistikberichten.

Wir haben diese Funktionalität auf der Registerkarte Mitarbeiterprofil mit den folgenden Abschnitten implementiert:

  • Informationen mit allgemeinen Angaben zum Mitarbeiter, Organisationseinheiten, Vorgesetzten usw.
  • Fähigkeiten mit der Möglichkeit, fachliche und soziale Kompetenzen einzutragen, wie z.B. Sprachnachweise und Zertifizierungen.
  • Entwicklungsplan zur Anzeige der Fortschritte des Mitarbeiters
  • One-to-One für die Planung von Gesprächen mit HR-Managern und Vorgesetzten und das Einholen von Feedback
  • Nützliche Links mit der Möglichkeit, Links zu Dokumenten hinzuzufügen, die für den Mitarbeiter hilfreich sein können

UNTERNEHMENSSTRUKTUR

Die dezentrale Informationsspeicherung hatte es fast unmöglich gemacht, erforderliche Daten sofort zu erhalten. Für die Vertriebsleiter stellte es eine große Herausforderung dar, geeignete Kandidaten für ein Projekt zu finden. Außerdem waren die Mitarbeiter aufgrund häufiger Änderungen in der Organisationsstruktur, den Funktionen oder den Geschäftsprozessen nicht ausreichend über die Vorgänge im Unternehmen informiert. Wir haben die Unternehmensinformationen für die Vertriebsleiter besonders hilfreich gestaltet, indem wir folgende Funktionen erstellt haben:

  • Zugriff auf die Organisationsstruktur
  • Filterung der Mitarbeiter nach Berufsebene, Fähigkeiten, etc
  • Suche von Mitarbeitern nach Namen, Organisationseinheiten, Positionen, Managern, usw.
  • Ansicht der Profile von Kollegen

Insbesondere haben wir die folgenden Funktionen in der HRM-Anwendung implementiert:

  • Registerkarte Unternehmensstruktur
  • Organisatorische Struktur in zwei Darstellungsformen (Baum/Liste)
  • Liste aller Mitarbeiter mit Filtermöglichkeiten (Stellenbezeichnung, Einstufung, Managerstufe, Abteilung usw.)
  • Suche und Anzeige von Mitarbeiterprofilen mit allgemeinen Informationen

PROZESSE

Verschiedene Länder haben spezifische Geschäftsprozesse: Urlaubsverwaltung, Probezeit, Kalenderpläne, Vertragsmodelle usw. Je mehr Niederlassungen in anderen Ländern existieren, desto mehr müssen solche Besonderheiten berücksichtigt und im System abgebildet werden.

Wir haben einen flexiblen Mechanismus für die Lokalisierung von Geschäftsprozessen für verschiedene Länder eingeführt. Die HRM-Softwarelösung hat eine modulare Struktur, die es ermöglicht, beliebige Prozesse zu erstellen, ohne das System zu verändern.

Im Ergebnis wurde die Weblösung um die folgenden Funktionen erweitert:

  • Registerkarte Prozesse mit der Möglichkeit, Prozessentwürfe zu erstellen und bestehende Prozesse zu verwalten
  • Automatische Benachrichtigung aller Mitarbeiter über Prozessänderungen, wenn die endgültige Version fertig ist und veröffentlicht wird
  • Unterstützung für verschiedene Sprachen innerhalb des Systems

URLAUB

Je nach Bürostandort gibt es spezielle gesetzliche Normen oder Prozesse für die Inanspruchnahme von Urlaub, Probezeiten, freie Tage usw. In diesem System können die Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen, und ihre Vorgesetzten können ihn genehmigen. In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass Mitarbeiter bei einem Standortwechsel nicht mit den lokalen Prozessen oder gesetzlichen Besonderheiten vertraut waren, was zusätzliche Herausforderungen mit sich brachte.

Als Teil der Systemfunktionalität haben wir das Beantragen von Krankheitstagen sowie die Anzeige des aktuellen Urlaubssaldos, der verfügbaren freien Tage und der Historie aller Anträge ermöglicht.

Unser Team hat die Registerkarte Freizeit mit den folgenden Abschnitten hinzugefügt:

  • Persönlicher Kontostand der beantragten, noch verfügbaren und bereits beanspruchten Urlaubstage
  • Persönliche Anträge mit Informationen über Art der Freistellung, Datum, Zeitraum, Anzahl Tage und Status
  • Anträge von unterstellten Personen mit Namen der Person und deren Art der Freistellung, Datum, Zeitraum, Anzahl Tage und Status
  • Hochladen von Daten in die Buchhaltungsprogramme
HRM 9

SYSTEMEINSTELLUNGEN

Für eine zukunftssichere Lösung war es wichtig, dass sie hohe Flexibilität aufweist, um sich an Änderungen der Unternehmensstruktur, Mitarbeiterfunktionen oder Geschäftsprozesse anzupassen. Deshalb war es von entscheidender Wichtigkeit, dass sämtliche Informationen schnell und einfach aktualisiert werden können.

Zu diesem Zweck haben wir die Möglichkeit der massiven Datenänderung und der intelligenten Filterung im Abschnitt Unternehmensstruktur implementiert. Dadurch können Mitarbeiter mit einem Klick an einen neuen Standort oder in eine neue Abteilung verschoben werden, wenn sie umziehen. Die intelligente Filterung bezieht sich auf die Mehrfachauswahl verschiedener Parameter, um die relevanten Informationen mit wenigen Klicks zu erhalten.

Wir haben die Registerkarte Systemeinstellungen mit den folgenden Abschnitten implementiert:

  • Unternehmensstruktur mit der Möglichkeit, die Informationen nach Standort, Abteilung, Team, Gruppe usw. zu filtern
  • Massive Datenänderung für die gleichzeitige Anwendung mehrerer Änderungen in der Organisationsstruktur
  • Möglichkeit, die Struktur mittels Benutzeroberfläche zu ändern
HRM 15

INTEGRATION MIT EINER MOBILEN APP FÜR DAS UNTERNEHMEN

Mitarbeiter arbeiten auf verschiedene Weise: mit Desktop-Computern, mobilen Geräten (auf Geschäftsreisen) oder einer Kombination aus beidem. Wir haben es uns zur Priorität gemacht, Unternehmensinformationen so zugänglich wie möglich zu machen, damit die Mitarbeiter auch unterwegs effizient arbeiten können.

Wir haben die Systemintegration mit einer mobilen App für das Unternehmen ermöglicht, die einen Teil der Funktionen des HRM-Systems dupliziert.

Die Lösung ist wie folgt in der Anwendung implementiert:

  • Integration mit der mobilen HR-App des Unternehmens für Mitarbeiter
  • Bearbeitung von Urlaubstagen
  • Möglichkeit, die Unternehmensstruktur anzuzeigen
  • Möglichkeit, Mitarbeiterprofile anzuzeigen

Technologien & Tools

Back-End
Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler
Front-End
React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (wegen Kompatibilität mit React-Admin), React-i18next, Axios
Datenbanken
MongoDB, PostgreSQL
Platform
Web
Nahtlose Integration
Bitbucket pipelines, Helm
Konfigurationsmanagement
K8S configmaps
Containerisierung und Containerverwaltung
AWS EKS
Serverüberwachung
 
Prometheus, Grafana
Verwaltung von Ereignisprotokollen
 
ELK

Prozess

Nachdem wir die Funktionalität der Anwendung definiert und Probleme im Entwicklungsprozess geklärt haben, konnten wir folgende Aufgaben festlegen:

  • Erstellung des Designs der Anwendung und ihrer Architektur
  • Implementierung der Ideen zur Funktionalität der Anwendung
  • Wartung der Anwendung nach der Freigabe.
Analyse
Zunächst hat unser Team die Bedürfnisse der Mitarbeiter analysiert und technische Lösungen ermittelt. Wir haben die grundlegende Architektur der HR-App für Mitarbeiter entworfen und Mock-ups erstellt, um die Entwicklungskosten abzuschätzen. Für eine detaillierte Schätzung haben wir einen Plan für die Entwicklung der einzelnen Module erstellt.
Wahl der Technologie
Es ist wichtig, Technologien zu wählen, die eine schnelle Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen ermöglichen und eine einfache Wartung und Verbesserung gewährleisten. In diesem Fall war eine plattformübergreifende Entwicklung erforderlich. Außerdem ist es wichtig, die Integration mit Produkten von Drittanbietern wie Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar usw. zu ermöglichen.
Sicherheit
    Zur Betrugsbekämpfung wird die Standortüberwachung von IP-Geräten aktiviert, wenn die Anwendung genutzt wird, und entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail an den Nutzer gesendet. Es existiert eine Begrenzung der Anzahl der Geräte, die die App gleichzeitig nutzen können. Um sicherzustellen, dass sich nur Mitarbeiter des Unternehmens in das System einloggen, haben wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung von Google implementiert.

    Außerdem haben wir die Anfrage mit vollständiger Bestätigung für persönliche Daten/Kontaktdaten (per Telefon, Telegram, WhatsApp) aktiviert, um zu verhindern, dass persönliche Daten von Mitarbeitern nach außen dringen. Der Export von Kontaktdaten ist nicht erlaubt. All diese Maßnahmen sorgen für eine hohe Sicherheit der Anwendung.
MVP-Entwicklung
Wir haben die einzelnen Module mit einem iterativen und inkrementellen Ansatz bereitgestellt, Aufgaben auf Slack besprochen und den Fortschritt in Jira verfolgt. Am Ende jeder Entwicklungsphase wurden Unit- und manuelle Tests durchgeführt, um auch kleine Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Wartung und Verbesserung
Nach der Einführung des MVP haben wir es von den Mitarbeitern testen lassen. Nach einigen Wochen der Nutzung haben wir auf Grundlage ihres Feedbacks verschiedene Probleme behoben und das System dann vollständig implementiert. Unseren Mitarbeitern steht nun eine plattformübergreifende Anwendung zur Verfügung, mit der alle Arbeitsabläufe komfortabel verwaltet werden können. Die Anwendung wird ständig verbessert, neue Funktionen werden hinzugefügt und die Prozesse optimiert.

Team

1
Projektleiter
1
Business-Analyst
1
UI/UX-Designer
4
Backend-Entwickler
3
Frontend-Entwickler
2
QS-Ingenieure
1
DevOps-Spezialist
team-innowise

Ergebnisse

HRM ist eine zentralisierte Datenbank, die als Quelle einheitlicher Informationen aller Abteilungen (Finanzen, Vertrieb, Personalwesen usw.) dient.

Es ist uns gelungen, eine der besten HR-Softwarelösungen auf dem Markt zu entwickeln, die eine Vielzahl von Optionen bietet, darunter die Integration und schnelle Skalierung von Funktionen, personalisierte Funktionen sowie einen auf Nutzerrollen basierenden Zugang.

Obwohl die Zahl der Systembenutzer wächst und sich die Prozesse ständig ändern, bleiben Leistung und Sicherheit des Systems erhalten.

Für das internationale Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und Niederlassungen auf der ganzen Welt hat es bereits die Arbeitsabläufe verbessert und die Betriebskosten gesenkt.

Dauer des Projekts
  • 6 Monate für MVP
  • Das Projekt läuft weiter, in dieser Phase leisten wir Support für die Plattform und implementieren neue Funktionen.

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